Ma première question est de savoir ce que vous pensiez que se passerait ? D'après mon expérience, de nombreux secrétaires le traiteraient exactement de cette manière - votre e-mail est assez peu spécifique dans ce que vous pensiez que le secrétaire ferait («rappelez-lui cela» - il / elle l'a fait en transférant votre courrier, et en même temps probablement vous vous demandez pourquoi vous ne lui avez pas envoyé directement). Si vous pensiez que le secrétaire assumerait la responsabilité de traquer la lettre de recommandation à votre place, je pense que c'est une hypothèse déraisonnable. Le secrétaire est l'assistant du professeur, pas le vôtre. Autrefois, cela impliquait peut-être de gérer l'arriéré de travail du professeur, mais de nos jours, la plupart des gens préfèrent faire cela eux-mêmes et simplement demander à la secrétaire d'organiser des réunions, etc.

même si cela n'a jamais été écrit avec ses yeux à l'esprit.

Astuce pour l'avenir: n'écrivez jamais quelque chose au personnel où vous seriez gêné si le patron le voyait, surtout si vous ne connaissez pas le personne bien. Cependant, je ne vois pas grand-chose dans cet e-mail qui me choquerait, à part peut-être le fait que vous pensiez que je ne pourrais pas être contacté directement à ce sujet. Mais bien sûr, d'autres personnes sont offensées par d'autres choses.

Je me demandais comment les universitaires se sentiraient s'ils étaient placés dans une situation similaire, et si je devais être proactif pour rectifier la situation, ou si je devais simplement laisser les chiens endormis mentir.

Je suis pour "laisser les chiens endormis mentir". Très probablement, il n'y a vraiment pas de situation à résoudre, et s'il y en a, vous pouvez toujours y faire face une fois qu'elle se présente.

Supposez toujours que quelqu'un puisse lire la correspondance que vous écrivez à son assistant ou à sa secrétaire. Cependant, votre e-mail est poli et raisonnable (même si j'aurais sauté la partie "émoussée").

Je m'attendrais à ce qu'ils répondent en écrivant la lettre dès que possible ou en vous contactant s'ils ne sont pas en mesure de le faire. Si aucune de ces situations ne survient, appelez la secrétaire ou rendez visite en personne. Ça ira bien.

Supposez toujours, à tout moment, que les personnes avec lesquelles vous interagissez et travaillez avec le moins de résistance pour résoudre tout problème que vous leur présentez.

En d'autres termes, si vous écrivez un e-mail à un collègue lui demandant de rappeler à un autre collègue de faire quelque chose, puis supposez simplement que, peu importe ce qui a été dit dans l'e-mail, il sera transmis en entier à la personne en question. Le transfert d'un e-mail ne prend que quelques secondes, mais il faut beaucoup plus de temps pour rédiger un nouvel e-mail à partir de zéro et les deux satisferont les exigences dans leur esprit, aussi insensible que l'e-mail d'origine ait pu être.

Un petit exercice que j'utilise avec chaque e-mail professionnel que j'envoie: "Est-ce que quelqu'un serait très offensé s'il lisait ceci et qu'il n'était pas censé le lire?" Si oui, reformulez-le ou allez leur dire en personne et en privé.

J'ai vu cela se produire 20 fois au cours d'une très longue carrière, entraînant parfois d'énormes contrecoups et parfois non. Dans votre cas, le libellé est très doux. Je ne serais pas du tout offensé si je voyais ce courriel dans ma boîte de réception d'un de mes étudiants / employés. En fait, je serais plus irrité contre moi-même et je m'excuserais de ne pas avoir agi plus tôt.

Si j'étais une secrétaire avec des dizaines de courriels non lus chaque matin, je les ferais probablement un premier coup d'œil (ce que certains collègues et moi appelons la "lecture en diagonale").
Et si je jetais un coup d'œil sur votre envoyez un e-mail et lisez quelque chose comme ceci:

"Salut blahblah Prof X blabla écrivez-moi recommandation blabla impossible pour le contacter blahblah extrêmement important que cette lettre soit envoyée en blahblah "

J'arrêterais immédiatement de lire et je transmettrais simplement l'e-mail à le prof., ce que vous semblez demander, et exactement ce que la secrétaire a fait.

La prochaine fois:

• soyez moins bavard et plus précis sur ce que vous voulez;

• s'il vous plaît faites utilisation de sauts de ligne et de paragraphes pour diviser vos e-mails en:

  Salutations
  Se présenter (si nécessaire)
  Situation actuelle
  Effets de ne pas résoudre la situation
  Action demandée
  Merci

Cela faciliterait la compréhension des concepts importants pour les personnes pressées. Votre e-mail serait plus clair s'il ressemblait à ceci:

Cher secrétaire,

Je suis moi, un ancien élève du professeur professeur. Nous avons un problème en cours en ce moment, peut-être pourriez-vous m'aider?

Le professeur a accepté d'écrire une lettre de recommandation pour ma proposition NSF. J'ai fourni toutes les informations qu'il m'a demandées, y compris la transcription et la déclaration d'intention, donc tout devrait être prêt.
Malheureusement, je n'ai pas encore reçu la lettre de recommandation. J'ai essayé de le contacter par e-mail à plusieurs reprises au cours des dernières semaines, sans réponse.

La date limite pour l'envoi de la lettre de recommandation est le 2 novembre.
Il est très important que nous ne manquions pas cette échéance, mon avenir en dépend. Dans le passé, j’ai eu la terrible expérience de voir quelqu'un manquer une échéance tout aussi non négociable, et j'ai souffert de la perte de cette opportunité en conséquence.

Pourriez-vous s'il vous plaît vérifier avec lui s'il a déjà écrit la lettre de recommandation, ou lui rappeler de le faire avant le 1er novembre afin de respecter la date limite?
S'il a besoin de quelque chose d'autre de ma part, je suis plus qu'heureux de lui l'envoyer.

I nous apprécions grandement votre aide.
Merci beaucoup,

Moi

Même lors de la "lecture en diagonale", les yeux humains ont tendance à se concentrer sur le début et la fin de paragraphes et lignes. Ainsi, en y mettant vos points les plus importants, il est moins probable qu'ils soient oubliés.

Je l'ai déjà dit et je le répète - téléphone. Si vous avez le numéro de cette secrétaire, ou même son numéro, appelez-le. Il ne vous en voudra pas d'être proactif face à la situation.

J'ai déjà fait cela lors de la recherche d'une référence après avoir attendu quelques semaines avec une date limite approchant. J'ai téléphoné au superviseur en question et elle l'a fourni dans les 24 heures.

Soyez vraiment proactif. Il est plus susceptible de gagner le respect de lui / eux plutôt que de penser que vous êtes une sorte d'irritant académique pour obtenir ce dont vous avez besoin.