Question:
Est-il acceptable d'ignorer les e-mails dans le monde universitaire?
user6876
2013-04-22 10:50:04 UTC
view on stackexchange narkive permalink

En tant qu'étudiant diplômé, je trouve extrêmement frustrant que les courriels soient ignorés par les professeurs (à la fois dans mon établissement et ailleurs). Est-ce acceptable? Je me contenterais d'une réponse simple avec une ligne du type "J'ai lu cet e-mail et je suis occupé en ce moment, je répondrai dans X jours lorsque je pourrai écrire un e-mail plus détaillé." Je comprends qu'en tant qu'étudiant de première année dans mon domaine, je ne suis pas vraiment en mesure de demander quoi que ce soit à qui que ce soit, mais cela semble être une décence commune.

Au lieu de cela, je n'ai jamais eu de réponse, car si mon e-mail a été jeté dans l'oubli.

Il y a une différence profonde entre quelque chose qui est * acceptable * et * banal *. Ce n'est pas parce que quelque chose arrive souvent que tout le monde est d'accord.
J'ai récemment publié un article de blog sur le sujet: https://blog.vrypan.net/2013/04/21/vsre-very-short-reply-expected/
** Par qui? ** Soyez clair.Par votre superviseur, d'autres membres de votre département et de votre faculté, d'autres départements de votre institution, des partenaires de projet d'autres institutions, d'autres chercheurs dans votre domaine, ou des demandes ou des demandes par e-mail à d'autres institutions?Ce sont toutes des choses différentes.En particulier, les demandes à froid reçoivent rarement une réponse par courrier électronique.
@posdef: Inversement, juste parce que quelque chose ne se passe _pas_ souvent, cela ne signifie pas non plus que tout le monde n'est _pas_ d'accord.
Huit réponses:
#1
+84
Paul Hiemstra
2013-04-22 11:05:49 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Je suis d'accord que cela peut être frustrant, mais ce n'est pas rare dans une grande organisation (je ne pense pas que cela soit spécifique au monde universitaire). Les gens reçoivent beaucoup de courriels et sont très occupés. Répondre à chaque e-mail peut être beaucoup de travail dans une journée déjà bien remplie. Cela conduit soit les gens à oublier, soit simplement à ignorer leur e-mail dans une certaine mesure. Rappelez-vous également que quelque chose peut être une priorité très élevée pour vous, mais une priorité relativement faible pour la personne à qui vous envoyez un courrier. Donc je ne pense pas qu'ignorer les mails soit acceptable, mais parfois compréhensible.

Je pense que la meilleure façon de gérer cela est d'essayer de travailler avec le système. Si vous voyez que le professeur X ne répond pas du tout à son courrier, approchez-le en personne. Si un service ne renvoie pas vos e-mails, appelez-le. Ce type d'approche personnelle rend plus difficile pour ces personnes de vous ignorer, un e-mail est très facile à ignorer.

Je pense que cette question n'est pas spécifique au monde universitaire. Si la personne X est trop occupée pour répondre à un e-mail, il est probable que vous ne puissiez pas l'approcher en personne facilement. La façon dont je gère cela est de prendre rendez-vous via certains moyens tels que le calendrier électronique ou le secrétaire de département. Allez ensuite le rattraper à l'heure du rendez-vous. Cela ne fonctionne pas toujours, mais mieux que de simplement se présenter à son bureau.
@scaaahu Je conviens qu'une personne occupée peut aussi être occupée en personne, mais parfois les gens ont simplement tendance à ignorer le courrier électronique, et une approche personnelle peut alors donner de meilleurs résultats. Je conviens que prendre rendez-vous est également une très bonne idée.
Un autre avantage d'une approche personnelle est que vous pouvez avoir beaucoup d'interaction: vous parlez plus vite que vous n'écrivez, vous obtenez une réponse plus rapide.
@Konerak: Malheureusement, c'est aussi une réponse qui est plus vite oubliée, car aucune des parties impliquées dans la discussion ne peut consulter le texte de ce qui a été réellement convenu.
@O.R.Mapper, vous pouvez toujours confirmer votre conversation avec un e-mail. Ceci est particulièrement important si les décisions ont été prises.
Je pense que cela peut être plus courant dans le milieu universitaire. Les contacts du secteur semblent répondre à la plupart des e-mails, même si leurs réponses peuvent être brèves et sans engagement (par exemple, "Merci. Nous vous ferons savoir si nous pouvons financer cela."). D'un autre côté, certains membres du corps professoral semblent ignorer pratiquement tous les courriels, même de leurs propres stagiaires.
#2
+53
Samuel Russell
2013-04-22 13:26:11 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Dans les limites de mon expérience en tant qu'administrateur, qui demande régulièrement à un grand nombre d'universitaires des réponses par e-mail (éventuellement, dans des délais, ou immédiatement avec de lourdes conséquences):

  • si vous vous adressez directement correspondance sur un sujet adressée à une personne qui n'a aucune compétence ou responsabilité sur ce sujet, elle est susceptible d'ignorer votre e-mail en tant que spam.
  • les e-mails peuvent couvrir à la fois «l'action X s'il vous plaît» et l'action «s'il vous plaît X» dans un manière qui nécessite une réponse. " Certaines cultures de messagerie ne répondent pas à la première, car une réponse n'est pas implicitement ou explicitement requise; d'autres cultures d'e-mail répondent explicitement à la première.
  • votre e-mail peut se trouver dans la zone de discrétion de vos correspondants, par exemple, dans le système de mon université, les demandes de discussion sur la recherche sont normalement considérées comme discrétionnaires. discuter de la recherche avec des membres du grand public, et plus susceptibles de discuter de la recherche avec des collègues dans des domaines regroupés. Votre correspondance peut tomber dans le fossé entre «doit répondre» et «ne pas avoir à».
  • Mon expérience de la société en général est que la plupart des appels à froid tombent à plat; cela a tendance à être vrai dans le milieu universitaire à moins que vous n'ayez quelque chose à donner à quelqu'un.
  • le travail universitaire est une industrie très stressante et «en sueur» dans les pays anglophones pour le moment. Parmi les centaines de choses que les universitaires sont obligés de faire, répondre aux courriels est souvent le dernier des obligations immédiates. Les pénalités pour ne pas répondre aux e-mails sont faibles et éventuelles. Les sanctions en cas de défaut de dispenser des cours ou de publier des recherches sont plus immédiates et plus sévères.
  • Dans le prolongement de ce qui précède, un mécanisme d'adaptation à long terme pour de nombreux universitaires est de repousser les délais et les délais. Certains universitaires s'appuient sur ces outils de négociation du temps. Le courrier électronique est une victime facile.
  • "ce type" existe toujours dans l'académie. Votre correspondant pourrait bien être ce type.
  • même les conséquences les plus graves de ne pas répondre aux e-mails n'entraîneront pas nécessairement une réponse de la part d'une personne en congé sabbatique ou en aide à la recherche financée par l'enseignement. Le supérieur hiérarchique d'un universitaire dans la chaîne de gestion immédiate ne peut pas toujours appeler des réponses.
#3
+41
enderland
2013-04-22 19:59:40 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Le problème

Les personnes très occupées n'ont pas le temps de passer quelques minutes à lire, puis à traiter (et / ou relire), puis à répondre à votre e-mail. C'est tout simplement la vie, il n'y a que beaucoup de temps dans une journée, et certaines personnes ont beaucoup plus de contraintes sur leur temps.

Passer beaucoup de temps à analyser / traiter / comprendre / formuler des réponses / répondre aux e-mails de des gens qu'ils ne connaissent pas ou dont ils ont des raisons de se soucier? Probablement pas en tête de leur liste de priorités - qui pour mémoire est probablement déjà complètement surchargée de toute façon.

La solution

Rédigez des courriels plus courts (ou du contenu électronique) auxquels il est facile de répondre. Cette capacité est un art, habituez-vous à la pratiquer si vous voulez des réponses.

Rendez facile pour quelqu'un de répondre.

Conseils pratiques à partir de cette question

Notez que même dans cette question, la partie importante

Pourquoi est-ce acceptable?

a été enterrée dans un grand paragraphe ( en supposant que ce soit même votre question principale, ce que je suppose qu'elle était). De plus, il était rempli d'informations non pertinentes qui suggèrent que d'autres choses vous intéressent.

Si je suis vraiment occupé à recevoir des centaines de courriels par jour, vous venez de me faire lire, puis relisez le e-mail après avoir terminé pour savoir à quoi vous voulez une réponse. Vous ne pouvez pas faire cela si vous voulez des réponses cohérentes - et c'est relativement SIMPLE avec un minimum de texte.

Je trouve juste extrêmement frustrant quand mes e-mails sont ignorés par la faculté (à la fois dans mon établissement et à d'autres endroits) et je n'ai pas du tout de réponse. Je comprends que je ne suis pas vraiment en mesure de demander quoi que ce soit à qui que ce soit, mais cela semble être une décence commune de répondre plutôt que de ne rien dire du tout

  • Pourquoi ce comportement est-il acceptable?

Ceci est beaucoup plus clair et facilite la réponse.


tl; dr

Si vous n'êtes pas naturellement en mesure d'écrire de manière claire, concise et facile à répondre aux e-mails, entraînez-vous et passez du temps à les réécrire jusqu'à ce que vous sentiez qu'ils le sont.

Un excellent article sur la façon de créer des e-mails qui invitent à une réponse est http://www.artofmaneness.com/2012/03/01/how-to-write-an-email-that-will-actually-get-a-response/ . Il souligne également qu'un expéditeur ne crée pas d'obligation de la part du destinataire simplement en envoyant un message.
+1 Je reçois tout le temps des e-mails concernant les articles ou les logiciels statistiques que j'ai écrits, et je réponds à probablement 10% d'entre eux quand je vois comment je peux répondre en une seule ligne. Les réponses négatives sont souvent les plus faciles (la plus récente: "Puis-je venir étudier avec vous?" - "Non, je n'enseigne plus dans cette université."; Typiquement, "Votre logiciel peut-il faire cela?" - "Non, bien que ce soit une fonctionnalité raisonnable à ajouter; cela ne se produira pas de sitôt"). Dans certaines questions, je vois juste le manque de devoirs, comme dans "[downvote] Cette question ne montre pas l'effort de recherche, il n'est pas clair ou pas utile" ici sur SE.
Une autre astuce qui a bien fonctionné pour moi est de mettre ce que vous voulez dans la ligne d'objet. Au lieu de -SUBJECT: Paper X.Put -SUBJECT: Pouvez-vous m'envoyer l'annexe A répertoriée dans le papier X?
#4
+19
Peter Jansson
2013-04-22 12:20:42 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Les e-mails ne sont pas facilement ignorés dans tous les systèmes. En Suède, les e-mails envoyés aux agences et organisations publiques doivent recevoir une réponse «en temps voulu» (c'est-à-dire généralement en quelques jours). Étant donné que bon nombre ou la plupart de nos universités sont publiques, nous, en tant que professeurs, sommes soumis aux mêmes règles et devons répondre à tous les courriers qui nous sont envoyés. Dans notre cas, cela ne concerne bien sûr que les questions traitant des questions universitaires, pas besoin de s'inquiéter du spam, etc. / p>

J'ai gardé le décompte de ma correspondance e-mail pendant des années et je reçois environ 10 000 e-mails par an et j'en envoie environ 2 à 3 000. Si je ne réponds pas aux e-mails assez rapidement, ils peuvent vite être oubliés même s'ils sont marqués comme non lus. Mais, je ne rate pas plus que probablement quelques dizaines de mails chaque année, un "pourcentage" assez correct à mon avis. Je pense que tous les cadres supérieurs ont des chiffres similaires en ce qui concerne la collecte des e-mails.

Dans mon département, j'ai des collègues dont la discipline des e-mails va de "peut parfois répondre" à "semble utiliser le courrier Téléphone". Dans le premier cas, les personnes ne répondent nullement par méchanceté. Les personnes de cette dernière catégorie sont tout simplement ennuyeuses. Ainsi, quelles que soient les circonstances, certaines personnes sont notoirement pauvres en matière de réponse, même à des collègues relativement proches.

Donc, comme l'a déclaré Paul Hiemstra, essayez d'attraper la personne qui ne répond pas en personne. il se peut que ce soit leur moyen préféré de communiquer.

#5
+10
Sam
2013-04-22 14:29:50 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Pour un étudiant diplômé / des jeunes / etc, le montant ou le courrier reçu compte en dizaines par jour (100 e-mails par jour, c'est quelque chose que je n'ai jamais vu dans ma boîte de réception)

Cependant, les gens avec des réseaux universitaires plus importants, des liens industriels ou juste un peu plus anciens, recevez des milliers de courriels par jour (c'est en fait un lieu courant, pas une exception étrange). Cela signifie que leur lecture peut prendre des heures chaque jour, pour ne pas dire écrire une réponse. (Même des centaines d'e-mails, c'est un peu trop à gérer)

Et même parmi ceux qui ne sont pas inondés d'e-mails, il y en a beaucoup qui ne «rattrapent» pas la technologie - ils ont une adresse e-mail par défaut mais ne l'utilisez jamais ou rarement.

Certaines personnes utilisent des outils intelligents pour les aider à gérer le déluge (filtres automatiques, réponses standardisées, secrétaire, etc.)

Certains sont tout simplement débordés et ignorent tout simplement la plupart des e-mails, sauf ceux pour une bière du week-end avec un vieil ami.

Maintenant, vous ne pouvez pas les blâmer (vous serez bientôt à leur place). Ce que vous pouvez faire à ce sujet est de suivre certaines des recommandations de Paul Hiemstra et d'utiliser un autre canal moins fréquenté pour les contacter.

"des milliers de courriels par jour". Êtes-vous exagéré?
@Ooker Des milliers de courriels par jour seraient un peu haut de gamme, mais certainement dans un ordre de grandeur correct.
#6
+7
POEDPHD
2014-10-17 09:06:23 UTC
view on stackexchange narkive permalink

C'est une vieille question mais qui me parle en tant qu'ancien étudiant diplômé qui était perplexe et très frustré par la même chose. Les e-mails ignorés sont la norme dans les études supérieures - à moins qu'un membre du corps professoral ne veuille bien sûr que vous envoyiez quelque chose par e-mail. Oui, il est frustrant de présenter une proposition de thèse ou un chapitre et de ne pas avoir de réponse pendant des mois malgré plusieurs rappels amicaux. Vous avez besoin de réponses à vos questions, de problèmes signalés ou simplement de quelques mots pour vous rassurer que vous allez dans la bonne direction avant de travailler six mois de plus sur ce qui pourrait ne pas aller. (Et le blâme de ne pas avoir terminé en temps opportun ne tombera que sur votre tête.) En tant que nouvel étudiant, vous avez probablement aussi des dizaines de questions sur le programme, les politiques et les procédures, et bien d'autres choses et vous aussi, un horaire chargé de cours, d'enseignement, peut-être un autre travail, peut-être même de la famille, et des délais qui vous sont propres. Cependant, comme d'autres l'ont dit, répondre aux e-mails des étudiants ne figure pas en tête de liste, même si cela est possible. Malheureusement, de nombreux professeurs n'ont pas le temps (ou l'envie) de vous aider.

Mon conseil est donc de mémoriser le manuel. Alors soyez amical avec d'autres étudiants diplômés, en particulier ceux qui sont là depuis plus longtemps, car ils peuvent être de précieuses sources d'information. Si le problème est très important et ne peut être résolu que par un membre du corps professoral, alors passez pendant les heures de bureau et voyez si la personne peut épargner quelques minutes ou prendre rendez-vous. Il est difficile de ne pas voir l'ignorance flagrante de sa communication comme de la grossièreté et de l'arrogance - et c'est peut-être le cas. Mais c'est comme ça et il n'y a rien à faire sans risquer votre carrière, alors votre option, jusqu'à ce que vous ayez ce diplôme et ces recommandations d'emploi, est de ne pas vous plaindre. Bonne chance.

#7
+2
Joe Woodburn
2018-11-08 15:19:38 UTC
view on stackexchange narkive permalink

D'après mon expérience dans l'industrie, l'une des raisons pour lesquelles je pense que de nombreux e-mails restent sans réponse est que c'est devenu courant (même si, à mon avis, non acceptable ) faute de une réponse signifiant «non» / «je ne sais pas» / «je ne peux pas aider» / «je ne comprends pas votre demande». Si j'analyse les e-mails que j'ai envoyés et qui n'ont jamais reçu de réponse, il semble qu'environ 40% de ces cas pourraient être expliqués par un tel phénomène.

#8
-2
user115388
2019-10-22 03:09:26 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Dans mon université, les professeurs sont tenus de répondre dans les 24 heures ou ils peuvent avoir des ennuis, surtout s'il s'agit d'un problème permanent.

Source: un ancien professeur m'a dit cette petite information importante & J'ai dû utiliser ces informations à mon avantage plusieurs fois pour des instructeurs paresseux ou asineux.



Ce Q&R a été automatiquement traduit de la langue anglaise.Le contenu original est disponible sur stackexchange, que nous remercions pour la licence cc by-sa 3.0 sous laquelle il est distribué.
Loading...