Question:
Professeurs / enseignants ne répondant qu'à une partie de mon e-mail
Diamundo
2018-01-11 19:20:34 UTC
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Je suis étudiant en informatique depuis 4 ans maintenant, à donner ou à recevoir, et mon expérience avec l'envoi d'e-mails aux enseignants / professeurs (enseignants à partir de maintenant) a été l'un des deux cas suivants:

  • ils répondent à l'intégralité de mon e-mail
  • ils lisent la dernière phrase ou le dernier paragraphe et y répondent.

En règle générale, si un enseignant appartient à l'une de ces catégories, il répondez toujours comme ça.
Cependant, pour moi, c'est assez frustrant de recevoir un e-mail (dans les 5 minutes, une heure, un jour) avec une réponse, à un seul point, puis de devoir renvoyer par e-mail mes autres questions , en supprimant une question à la fois.

À noter: mes e-mails sont toujours très respectueux, bien rédigés et sans fautes d'orthographe ou autres.

Que puis-je faire pour obtenir un pourcentage plus élevé de réponses aux questions par e-mail?

Vos e-mails de demande ne doivent pas comporter plus d'un paragraphe.
Envoyez plus de courriels.Ce n'est pas un problème avec seulement les enseignants / professeurs mais partout.Honnêtement, certaines personnes ne semblent tout simplement pas se soucier de se souvenir de ce qu'elles viennent de lire.Alors ne posez pas plus d'une question.
Pour ce que ça vaut, vous rencontrez également des gens du monde des affaires.C'est un truc de courrier électronique, pas un truc universitaire.Apprendre à y faire face maintenant est une compétence importante, peu importe ce que vous faites de votre vie, sauf si vous n'utilisez pas souvent le courrier électronique dans votre vie quotidienne (et en tant qu'étudiant CS, je trouve que ... peu probable ...)
@DonQuiKong Par expérience personnelle, à la fois l'envoi et la réception si quelqu'un, senior ou junior, envoie plusieurs e-mails dans un court laps de temps, certains destinataires sont beaucoup plus susceptibles de ne répondre qu'à la dernière "unité" que dans un e-mail bien structuré.
Connexes: [Pourquoi les universitaires écrivent-ils fréquemment des réponses par e-mail très courtes?] (Https://academia.stackexchange.com/q/59237/4140)
C'est difficile à dire sans voir les e-mails (ce que nous ne voulons bien sûr pas), mais il peut y avoir un élément dans l'attente que vous fassiez plus pour essayer de répondre à vos propres questions.Après quatre ans, vous êtes censé faire plus de recherche et moins demander.Peut-être que vous demandez trop de choses qu'ils considèrent que vous devriez être en mesure de vous répondre avec plus d'efforts.Dans certains cas, ils peuvent ne pas répondre à tous vos points car ils considèrent que le point auquel ils ont répondu est suffisant pour vous permettre de régler le reste vous-même.
(Pas dans le milieu universitaire) FWIW, je détaille toujours mes e-mails.Cela a l'air idiot, mais cela attire l'attention sur les points individuels.
Faites numéroter vos questions.
@DavidRicherby pas en quelques minutes.Après avoir répondu ou ignoré le dernier.
@DonQuiKong Merci pour cette clarification.Je dois avoir l'idée de plusieurs e-mails en quelques minutes de la réponse d'origimbo à votre commentaire.Votre proposition peut encore être un peu ennuyeuse, car il serait impossible d'estimer à l'avance combien de temps la conversation par e-mail prendrait, et les conversations en face à face ont tendance à être beaucoup plus rapides que les e-mails.Mais je n'aurais certainement pas l'impression d'être spammé, j'ai donc supprimé ce commentaire.
@DavidRicherby si vous répondez à toutes les questions, je ne vous ferai jamais ça.Mais malheureusement, tout le monde ne le fait pas.
Bienvenue sur Terre.** BEAUCOUP ** de personnes le font, certaines pour des raisons pires que d'autres.Allez-y et posez une question en deux parties sur StackOverflow ("Pourquoi X se produit-il? Comment faire pour que Y se produise à la place?") Et regardez tout le monde ignorer la première moitié de votre question.
Une telle réponse partielle est au moins meilleure que ce que j'éprouve parfois avec une personne: "Nous pourrions faire A avec la conséquence B, ou nous pourrions plutôt faire C avec la conséquence D. Que suggérez-vous?"- "Oui, fais ça"
FWIW cela existe dans toutes les industries que j'ai connues.Lorsque j'envoie des demandes d'assistance technique à des fournisseurs, par exemple, je soumets fréquemment des questions distinctes sous forme d'e-mails séparés (ou de tickets d'assistance), car même si je numérote mes questions, je trouve souvent qu'une seule sera répondue et ils traiteront cela comme ayant résolu ma requête.
La concision aide.
Vous avez de la chance que le professeur lise au moins une phrase.Une fois, j'ai rappelé à un enseignant qu'il avait encore un article que je lui ai emprunté et il a répondu "votre courrier n'a pas de pièce jointe".Il n'a pas lu un seul mot, il a juste répondu immédiatement.
En dehors de 1. ** numérotation **, essayez également d'inclure 2. ** quelques éléments en gras ** ou autre formatage, afin que votre e-mail puisse être lu à plusieurs vitesses et que les points importants ressortent facilement.
Neuf réponses:
#1
+95
henning -- reinstate Monica
2018-01-11 19:44:22 UTC
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Les professeurs sont occupés et reçoivent beaucoup de courrier (> 100 par jour, sans compter les envois en masse). Il est rationnel pour eux de parcourir les salutations et les parties introductives jusqu'à la fin, où vous trouvez généralement «l'essentiel». Evidemment, ce filtre est rapide mais imparfait.

Pour vous assurer d'obtenir une réponse à toutes vos questions, rédigez des e-mails très courts et très soignés. Indiquez également clairement ce que vous voulez que le répondant fasse . Enfin, ne vous embêtez pas à poser des questions auxquelles vous pouvez simplement rechercher la réponse:

Cher professeur Foo,

il s'agit de notre discussion après le dernier séminaire sur FooBar .

  1. Dois-je remettre mon essai avant ou après la dernière session? Je n'ai pas trouvé cela sur le programme.
  2. Je me demandais également si vous pouviez recommander un manuel sur BarBaz.

Cordialement

Foo Baz

Vous ne pouvez vraiment pas faire plus. Si vous obtenez toujours des réponses partielles, rédigez un autre e-mail concernant uniquement les éléments restants (comme vous le faites).

Le court est important.J'ai vu (et j'étais coupable dans le passé) des e-mails pleins de peluches polies et verbeuses, qui finissent par être des choses ennuyeuses à parcourir pour trouver le contenu réel.J'ai trouvé que vous obtenez de bien meilleures réponses avec un format décrit dans cette réponse.
Et lorsque vous envoyez un e-mail à des non-répondants particulièrement flagrants, limitez-vous à une seule question et potentiellement ** en gras ** les parties importantes.
Dans mon expérience (non académique), il est utile d'utiliser des questions * numérotées *.
@TRiG C'est une bonne idée, et je voulais en fait les numéroter.(Modifié maintenant.)
+1 pour numéroter directement les questions.En tant que TA, je détestais avoir à analyser les paragraphes où la question réelle était intercalée entre les phrases de remplissage, les excuses pour la stupidité, les qualifications / justifications de la question, etc. Avec un système de numérotation, cela met automatiquement mon cerveau en mode liste de contrôle etJe suis amené à répondre directement à chaque question dans mon e-mail de réponse.
J'ai essayé de numéroter des points pour les personnes qui ne répondent notoirement qu'à 0 ou 1 question.Ça n'a pas marché.
@DonQuiKong Lorsque cela se produit, je renvoie le même e-mail EXACT, mais avec les questions sans réponse en gras et en rouge.J'ai dû envoyer le même e-mail trois fois auparavant, mais je n'ai plus ce problème avec ces personnes.
Je pense que la numérotation est en fait la partie * la plus * importante de cette technique.Non seulement cela donne au destinataire un modèle littéral de suivi des nombres pour sa réponse, mais cela oblige l'expéditeur à analyser soigneusement ses questions.Il peut également être utile d'appeler spécifiquement le nombre de questions dans votre e-mail, c'est-à-dire à partir d'un e-mail que j'ai reçu: "Je suis vraiment désolé, mais j'ai oublié de poser trois questions dans mon e-mail précédent."suivi d'une liste énumérée.Cette technique fonctionne également pour d'autres types de communication.Mais NB certaines personnes ne répondront qu'à une seule question à la fois, peu importe comment vous la posez.
@1006a, la seule chose qui a fonctionné pour moi a été de le clouer à la question la plus importante et de comprendre / deviner le reste.Oh.Et appeler.Appeler les gens fonctionne.
@MikeA.http://phdcomics.com/comics/archive.php?comicid=1047 continue d'être pertinent.
"Je me demandais aussi si vous pouviez recommander un manuel sur BarBaz."répond par Oui / Non."Veuillez recommander un manuel sur BarBaz."est plus direct."Je me demandais aussi ..." ajoute peu.
@chux vrai, mais pour moi, cela semble un peu trop brusque d'être toujours poli.
Bref est important, d'accord, mais cet exemple de courrier électronique semble assez impoli (du moins, ce serait le cas dans mon pays).Non "s'il vous plaît", non "merci pour votre temps", juste une salutation et des questions ... Cela me donne l'impression que votre professeur est votre chien, ou qu'il est là juste pour apporter des réponses comme un oracle.De toute évidence, je ne pense pas que l'expéditeur aimerait donner cette impression.
#2
+45
user168715
2018-01-12 09:25:23 UTC
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J'ai été coupable de ce genre de chose.

Les e-mails que je reçois peuvent être classés en deux catégories:

A. Ceux auxquels je peux répondre rapidement en faisant la queue chez Starbucks, assis dans le bus, en attendant le début d'une proposition de thèse tardive, etc. Ces courriels reçoivent généralement une réponse très rapide de ma part.

B. Celles qui m'obligeront à m'asseoir et à consacrer beaucoup de temps à une réponse. Celles-ci vont dans une file d'attente prioritaire et j'ai les meilleures intentions d'essayer d'y répondre rapidement, dès que je réponds pour la première fois aux courriels des agences de financement et de l'administration scolaire; terminer cette proposition de subvention ou ce document la semaine prochaine; terminer cette revue de papier tardive dont le rédacteur me harcelait; rédiger cette lettre de recommandation pour cet autre étudiant; répondre au courriel de mon collègue au sujet d'une anomalie qu'ils ont trouvée dans l'un de mes anciens journaux; préparer la conférence pour le cours de demain, .........

Donc, je fais la queue chez Starbucks et je reçois un e-mail de votre part avec une liste de questions:

  1. Quand le devoir 3 est-il dû?
  2. J'ai des problèmes avec le problème 6. Voici 3 pages de travail mal rédigé. Pouvez-vous m'aider à trouver le problème?
  3. Sommes-nous autorisés à travailler en équipe sur le problème 7?

Maintenant, je pourrais traiter tout l'e-mail comme une catégorie B, et vous contacter avec des réponses complètes aux trois questions en quelques heures, jours, semaines, ... Ou je déclencherai un e-mail de catégorie A ne répondant qu'aux parties 1 et 3, en supposant que vous me demanderez à nouveau à propos de la partie 2 si c'est important pour vous, ou avec l'intention (peut-être malavisée) de ne pas oublier de répondre à la dernière partie un peu plus tard.

Quelle est la solution?

  1. Essayez d'envoyer des e-mails contenant seulement une question par e-mail;

  2. Si vous devez inclure plusieurs questions, assurez-vous qu'il s'agit toutes de questions de catégorie A.

  3. Si vous recevez une réponse avec seulement une réponse partielle, envoyez à nouveau un e-mail concernant les parties manquantes.

#3
+11
AlwaysLearning
2018-01-12 01:26:25 UTC
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  1. Soyez bref. Gardez à l'esprit que les professeurs ont aussi des vies et que la verbosité leur coûte du temps. (De plus, il est difficile de gérer de longs e-mails sur les appareils mobiles, et oui, les professeurs les utilisent aussi!)

  2. Dans la première ligne de l'e-mail , indiquez ce dont vous avez besoin et quand. Par exemple, "Bonjour Professeur, j'ai trois questions sur le devoir que vous avez défini pour ECON302. Pourriez-vous répondre avant le mercredi 4 avril pour que j'aie le temps de terminer le devoir? Les questions sont ci-dessous. Merci."

(Concernant le n ° 1, en tant qu'utilisateur de messagerie depuis très longtemps, j'ai remarqué un changement de culture dans ce qu'un e-mail représente. Auparavant, c'était comme un mémo ou une lettre. Maintenant, c'est plus comme un SMS. Je suis sûr que l'essor des appareils mobiles y est pour quelque chose.)

Utilisez la ligne d'objet de l'e-mail ainsi que la première phrase du message. Objet: Econ302 est-il prévu le 6 avril ou plus tard? est mieux que Sujet: Question (H / t au forum de surcharge.)
... mais répétez la question dans le corps!
#4
+4
tom
2018-01-12 01:08:17 UTC
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J'ai rencontré ce problème à la fois dans le milieu universitaire et en dehors. J'ai réussi à ne poser qu'une seule question par e-mail / texte / message / messagerie instantanée. Cela garantit que les réponses ne sont pas diluées et qu'aucune question n'est manquée.

En général, je n'enverrai pas d'autres questions tant que la précédente n'aura pas déjà été traitée. Cela m'empêche d'être "spammé" et aide également au cas où une réponse changerait la nature de mes questions de suivi. Il garde également mes questions "modulables", au cas où je voudrais alterner mes questions entre les profs, les assistants, etc.

Je ne voudrais pas recevoir beaucoup de messages singuliers.Si quelqu'un a 3 questions à me poser, je m'attendrais à ce qu'il écrive ces 3 questions dans un seul message.
#5
+4
user83564
2018-01-12 04:38:59 UTC
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Il s'agit d'une forme très courante de mauvaise communication. Répétez simplement vos questions initiales, éventuellement en mettant davantage l'accent sur ce qui est demandé.

De plus, il est possible que votre enseignant ait décidé d'ignorer votre question, simplement parce qu'elle n'entre pas dans la catégorie des les questions destinées à améliorer votre compréhension du matériel. Ces questions sont les suivantes:

  • Y a-t-il un problème si je ne soumets pas mes devoirs avant 10 heures? (J'ai été très tenté de répondre que si aucun devoir n'est soumis avant 10 heures, la planète Terre le fera arrêter sa rotation axiale, mais heureusement pour nous, le Soleil est déjà sur le ciel à 10 heures).
  • Que dois-je faire pour augmenter ma note?
  • Puis-je obtenir un meilleur note?
  • Puis-je obtenir une meilleure note, s'il vous plaît?
  • Quelle note obtiendrais-je si je passais une heure de plus chaque semaine sur votre sujet?
  • Dans quelle mesure une absence va-t-elle pénaliser ma note?
  • Si je ne fais pas mes devoirs aujourd'hui et que je n'ai pas pu gérer les devoirs difficiles d'il y a 4 semaines, puis-je quand même en avoir 4?
  • J'ai besoin d'un 4 pour cette classe. (J'ai été tenté de répondre: et j'ai besoin d'un programme pour effectuer une factorisation en sous-seconde 265 bits premier, vous donnera un 4 si vous me procurez un tel programme).

Par conséquent, les chances sont que si la question est soit administrative (et couverte par le Syllabus), soit liée au grade, elle est ignorée.

+1 Bien que l'exemple puisse être trop détaillé, le point ici vaut la peine d'être compris.En tant qu'instructeur, je m'en fichais franchement que mes élèves obtiennent une note inférieure à ce qu'ils voulaient.Ce qui m'intéressait, c'était de savoir s'ils travaillaient assez dur pour comprendre suffisamment bien la matière pour être très bien préparés pour l'expérience post-diplôme.Les étudiants peuvent accorder une très grande importance aux notes, mais souvent les notes ne sont pas aussi importantes pour la vie que la force de leurs compétences, et je me souciais donc suffisamment d'eux pour me concentrer sur ce qui est probablement vraiment meilleur pour eux dans le monde.long terme.Pas de notes.
Là où je vis, il y a un grand nombre de grandes entreprises.Leur approche de l'embauche est qu'ils font une offre à chaque étudiant au-dessus de 3 GPA.Ils fonctionnent comme une machine mangeuse d'hommes, ils ne se soucient pas beaucoup des compétences ou des connaissances.Le malchanceux 2.98 GPA rejoindra probablement une petite entreprise et luttera ou fera carrière dans un tout autre domaine.C'est pourquoi les étudiants de premier cycle se soucient vraiment des notes, et il n'y a rien de plus important pour eux que les notes.
#6
+3
einpoklum
2018-01-15 04:36:12 UTC
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Effectuez l'une des opérations suivantes:

  • Envoyez un e-mail par question ou demande (ce qui est souvent impossible car cela donne l'impression de harceler 5 e-mails consécutifs de la même personne et liés au démarrage).
  • Essayez d'arriver aux heures de bureau ou même de planifier des appels téléphoniques si c'est une option.
  • Commencez votre e-mail par une sorte de "résumé", par exemple "J'aimerais poser deux questions et faire une demande", puis expliquez ce dont vous avez besoin.
  • Terminez votre e-mail en disant que vous seriez heureux s'ils pouvaient répondre à vos N questions ou répondre aux points 1 à 3 ci-dessus ou quelque chose à cet effet, de sorte que s'ils lisent simplement la fin de l'e-mail, ils devront aller en lire plus.
#7
+3
Dan Romik
2018-01-20 08:40:35 UTC
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Que puis-je faire pour obtenir un pourcentage plus élevé de réponses aux questions par e-mail?

Votre message ici est un bon exemple de ce que vous faites faux: il est trop verbeux et contient beaucoup d'informations qui ne sont pas nécessaires pour répondre à la question. Voici à quel point vous pouvez le faire sans rien sacrifier d'important:

Je suis étudiant. Lorsque j'envoie des e-mails aux professeurs, ils ne répondent souvent qu'à ce que j'ai dit dans la dernière phrase ou le dernier paragraphe. Mes e-mails sont toujours respectueux, bien rédigés et exempts d'erreurs. Que puis-je faire pour obtenir un pourcentage plus élevé de réponses aux questions par e-mail?

Cela illustre le principe selon lequel l'e-mail doit avoir un signal de -Rapport de bruit possible . Je pense que cela contribuera grandement à améliorer le taux de réponse.

Les suggestions faites dans d'autres réponses permettent de numéroter vos questions et de limiter le nombre de questions au minimum absolu (idéalement, une par e-mail) sont également excellents.

#8
  0
beldaz
2018-01-16 03:38:51 UTC
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N'oubliez pas d'observer les conseils que votre instructeur vous a fournis sur la communication. Personnellement, je n'aime pas répondre aux e-mails individuels des étudiants sur des choses que tous les étudiants auraient intérêt à savoir, et je demande aux étudiants de poser des questions sur notre forum en ligne, sauf pour des problèmes personnels. Pourtant, je reçois de nombreux e-mails larges qui remplissent ma boîte de réception, ils ont donc une priorité moindre.

#9
  0
Aventinus
2018-01-18 17:15:48 UTC
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TL; DL: Soyez très concis. Ajoutez une phrase TL; DR au début de l'e-mail.


ils lisent la dernière phrase ou paragraphe et y répondent.

Voilà votre problème. Comme d'autres l'ont mentionné, les universitaires sont extrêmement occupés et reçoivent environ 100 e-mails par jour. La plupart d’entre eux n’auront pas le temps de lire des paragraphes de texte.

Comment résoudre ce problème:

  1. Apprenez à être très concis. La plupart des e-mails peuvent être raccourcis à moins d'un paragraphe. Il est compréhensible que vous ne puissiez pas faire cela facilement pour le moment, mais vous pouvez vous améliorer.

  2. Ajoutez une partie TL; DR, comment j'ai ajouté cette réponse , surtout si vous pensez qu'il est important d'expliquer beaucoup de détails. C'est ce que je fais avec mon superviseur et il l'apprécie.



Ce Q&R a été automatiquement traduit de la langue anglaise.Le contenu original est disponible sur stackexchange, que nous remercions pour la licence cc by-sa 3.0 sous laquelle il est distribué.
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