Mon propre point de vue à ce sujet du Royaume-Uni est qu'il est tout à fait normal en dehors des universités que les calendriers Outlook soient rendus entièrement accessibles par n'importe qui dans l'organisation. Beaucoup de mes amis non universitaires expriment continuellement la surprise que je suis autorisé à garder mon calendrier privé (je ne fais que partager des informations occupées / libres). Même au sein des universités, tous mes collègues des services professionnels doivent rendre leur emploi du temps accessible. D'un autre côté, cela semble être un endroit où en général les universitaires ont tendance à être privilégiés, et je n'ai pas entendu parler de collègues du corps professoral qui ont été forcés de rendre leur calendrier public.

C'est déraisonnable. La partie planification est raisonnable, mais il n'y a aucune bonne raison à laquelle je puisse penser pour laisser une secrétaire qui ne vous répond pas savoir qui vous rencontrez ou exactement ce que vous faites à chaque minute de la journée. Cela semble très invasif. Je mettrais simplement à disposition vos temps libres / occupés sans en faire une puanteur, et en déléguant les capacités de prise de rendez-vous de la secrétaire. votre calendrier, cela a de la valeur et vous voudrez peut-être y réfléchir.

De plus, vous avez le droit de gérer votre propre temps. Si vous souhaitez être rigide sur vos disponibilités et vos heures de bureau, comme semblent l'être des personnes très sérieuses à propos de leur gestion du temps, votre secrétaire ne devrait pas pouvoir passer outre.

Je m'y opposerais probablement. Cependant:

Quelqu'un a un problème à résoudre et a trouvé une «solution» à laquelle il n'a pas réfléchi très profondément. Bien que la solution puisse être contestable, le problème demeure. Peut-être que vous ou vous-même et quelques autres pouvez explorer le problème et trouver une meilleure solution qui n'interfère pas avec vos propres flux de travail et votre vie privée.

Au minimum, s'il n'y a pas d'autre solution que d'accorder l'accès, les personnes autorisées à accéder doivent avoir des règles très claires et écrites sur ce qui peut être modifié ou même révélé à propos de vos documents.

Mais, dans le monde d'aujourd'hui, il existe probablement des solutions que vous pouvez concevoir pour répondre aux besoins de chacun. Voyez si vous pouvez aider à les trouver.

Je pense que c'est un cas de simple insouciance.

Ma question naturelle est donc: est-ce normal / acceptable?

C'est tout à fait normal. En particulier, les personnes occupant des postes de direction (et dans une moindre mesure, les personnes occupant des postes de faculté sont également fréquemment impliquées dans des tâches de gestion) ont souvent le secrétariat qui gère leurs calendriers. Par exemple, lorsqu'il choisit une date pour une réunion, le secrétariat devrait être en mesure de voir quand les participants sont disponibles. Le secrétariat peut également avoir besoin de pouvoir consulter les détails d'autres rendez-vous, par exemple pour déterminer si le lieu n'est pas trop éloigné d'une autre réunion qu'il souhaite organiser en votre nom, ou pour décider si une réunion moins importante peut être reportée. pour accueillir quelque chose de plus important.

Je ne vois pas pourquoi je devrais donner accès à mon agent Outlooka, où je stocke également des événements personnels.

C'est pas un argument très fort. Vous pouvez simplement stocker vos rendez-vous personnels ailleurs (c'est-à-dire dans votre calendrier personnel et non professionnel). Si vous vous opposez sur cette base, votre employeur vous dira probablement de faire exactement cela.

Comment puis-je poliment dire que, à mon avis, il s'agit d'une pratique inacceptable qui pourrait violer la vie privée?

C'est une violation de votre vie privée, mais très légère. L'université a un intérêt légitime à rendre votre calendrier accessible au secrétariat. Légalement, cela l'emporterait probablement sur tout problème de confidentialité.

Outlook dispose de différents niveaux de privilèges que vous pouvez accorder à d'autres utilisateurs.

Donnez à la secrétaire les privilèges "Éditeur" et marquez tous vos rendez-vous privés avec le signe "privé "flag.

La secrétaire peut alors voir quand vous êtes disponible, et peut ajouter ou supprimer des rendez-vous pour vous mais pas modifier ou supprimer les rendez-vous que vous avez pris. En définissant le drapeau privé sur vos rendez-vous privés, la secrétaire peut seulement voir que vous avez un rendez-vous mais pas de quoi il s'agit.

Cette configuration vous permettra de (principalement) vous conformer aux exigences tout en maintenant une grande partie de votre vie privée.

Comme d'autres l'ont dit, Outlook et le serveur Exchange qui le sous-tend appartiennent à votre employeur. Toutes les données de leur système doivent être considérées comme visibles par votre employeur. En tant que tel, si vous voulez vraiment garder vos rendez-vous privés privés, vous ne devriez pas les avoir sur le système de votre employeur.

Demander l'accès à votre calendrier est raisonnable. Vous êtes là pour travailler pour l'entreprise (université), donc vos superviseurs et vos supérieurs ont intérêt à savoir quand vous êtes là et potentiellement disponible pour parler.

Puisque la plupart des gens n'ont aucune idée de l'accès droits que vous pouvez définir dans Outlook, vous vous êtes retrouvé avec une demande (commande?) pour donner à la secrétaire un accès complet à votre calendrier alors que moins aurait fait.

Vous voudrez peut-être demander si l'utilisation de droits limités a même été envisagé - peut-être que quiconque a rédigé la directive ne sait rien des droits limités. Ou, sait mais pense que c'est trop difficile à expliquer à tous les utilisateurs de votre service.

Il se peut aussi que la traduction néerlandaise des différents droits soit aussi stupide que la traduction allemande en versions antérieures d'Outlook. Ils ont été nommés quelque chose d'inutile comme "Niveau 1", "Niveau 2", etc. Je viens de vérifier, et Outlook (Office 365) actuel a enfin obtenu des traductions décentes.

Avant d'en discuter, sachez qu'il existe des paramètres administratifs disponibles qui peuvent remplacer tout paramètre que vous avez défini, et que ces paramètres peuvent être définis par les administrateurs d'Exchange Server sans que vous vous en rendiez compte du tout. S'ils venaient d'entrer dans leur configuration Exchange Server et ajoutaient la secrétaire à la liste «Accès complet» de votre boîte aux lettres (qui comprend votre calendrier), il n'y aurait pas de discussion et vous ne pourriez même pas voir que cet accès a été accordé.

Selon la loi, dans la plupart des États-Unis, le calendrier professionnel "personnel" d'un employé appartient entièrement à l'organisation, et non à l'employé, de sorte que l'employé ne peut pas s'attendre à la confidentialité. Une organisation américaine ne violerait aucune loi si elle accordait à quelqu'un d'autre l'accès à toute votre boîte aux lettres.

Dans la plupart des pays d'Europe, en revanche, l'employé peut s'attendre à une certaine confidentialité dans son calendrier professionnel "personnel", et toute autre disposition doit être écrite et discutée à l'avance avec l'employé. Ajouter une personne à la liste "Accès complet" enfreindrait plusieurs lois sur la confidentialité à la fois. Si une organisation européenne veut donner à quelqu'un un «accès complet» aux calendriers d'autres personnes, elle doit obtenir le consentement écrit des employés concernés, ce qui est plus facile si une raison valable est donnée. Les organisations européennes, si elles accordent largement le "Full Access", ont généralement déjà modifié leurs modèles de contrat de travail.

Soyez assuré que, dans les deux cas, l'utilisation d'un tel accès pour modifier les entrées est visible pour l'employé concerné . Si quelqu'un crée une entrée à 7 heures du matin pour une réunion à 8 heures, mais que vous entrez à 9 heures comme d'habitude et que votre patron vous demande où vous étiez, vous pouvez tous les deux voir dans Outlook qui a créé l'entrée de calendrier et quand.

Ce n'est pas seulement "acceptable", mais c'est du simple bon sens, sauf si vous considérez que le "privilège académique" est le droit de continuer à gérer votre temps de la même manière il y a 100 ans.

Supposons que quelqu'un ait organiser une réunion avec 10 participants et doit l'annuler. Quel est exactement le but des 10 personnes qui apportent des changements et interrompent leur propre travail pour ce faire, lorsqu'une seule personne (une secrétaire / assistante juridique) peut effectuer tous les changements, il est fort probable que la tâche soit effectuée plus rapidement que les 10 personnes parce que c'est le genre de travail pour lequel ils sont employés ?

Et combien de temps est perdu lorsque l'un des participants «oublie» de supprimer la réunion annulée, et par conséquent perturbe la planification d'une réunion différente dans le même créneau horaire, et / ou se présente dans la salle de réunion et perd une demi-heure à se demander pourquoi tout le monde est en retard et à essayer finalement de contacter quelqu'un pour savoir ce qui se passe? (Bonne chance pour essayer de contacter l'organisateur d'origine de la réunion après le début de la réunion - ils l'ont probablement annulée parce que ils avaient quelque chose de plus important à faire à ce moment-là, et ils le font maintenant!)

Si vous pensez vraiment que c'est inacceptable, vous devez persuader l'université de licencier tout le personnel de soutien non universitaire.

L'industrie a compris ce problème dès que les outils pour le mettre en œuvre étaient disponibles. Peut-être que le stéréotype des «personnes vivant dans des tours d’ivoire» est en fait une description exacte !

Considérez qu'il s'agit de la licence de perspectives de votre employeur, payée et fournie par votre employeur, pour vous permettre de travailler plus efficacement pour lui. Donc, techniquement, vous n'avez aucun droit sur un seul élément du contenu, et il peut en faire ce qu'il veut.

Pratiquement, beaucoup de gens trouvent cela intrusif et je n'aime pas ça non plus. Mais comme expliqué précédemment, vous ne pouvez qu'espérer leur bonne volonté.

Notez que chaque rendez-vous / réunion a un indicateur Privé , et si vous définissez cela, la secrétaire ne verra toujours pas quoi que ce soit à l'intérieur, seuls les invités peuvent le voir. Je l'utilise par exemple pour les rendez-vous chez le médecin ou d'autres rendez-vous personnels que je ne veux pas qu'ils voient.
En fonction de l'éthique et de l'état d'esprit de la secrétaire, elle peut se plaindre de cela, et vous n'avez pas le choix (à part quitter), ou elle comprend et ne dira jamais un mot, surtout lorsque vous l'utilisez avec parcimonie ou pour des rendez-vous hors du temps de travail.

Non, ce n'est pas normal. Contexte: Pays-Bas, avec une certaine expérience universitaire mais surtout dans l'industrie, bien que dans le développement informatique et logiciel dans des endroits où personne ne porte de cravate.

Il est normal de partager son calendrier dans la mesure où votre co- les travailleurs savent quand vous êtes disponible. Je partage généralement les détails aussi et je considère les événements privés comme privés. C'est parce que je veux que les gens puissent voir quelles réunions je pourrais avoir afin que ce soit plus facile à planifier. Par exemple, si je ne suis pas disponible à une certaine date en raison d'une réunion dont ils savent qu'elle peut ou sera reportée, ils pourraient toujours me demander de les rencontrer à ce créneau horaire.

Vous exigeant d'accorder des droits d'accès aux secrétaires reprogrammer votre agenda est stupide car cela finira par conduire à ce que le calendrier ne montre pas les événements réels. Si votre rendez-vous chez le dentiste est supprimé, vous irez toujours chez le dentiste et les gens au travail ne sauront pas que vous n'êtes pas au travail.

Maintenant, si vous aviez votre propre secrétaire, à qui vous demandez de prendre rendez-vous en votre nom, ce serait différent.

Il est tout à fait possible que la direction n’ait aucune idée des droits d’accès à Outlook et / ou ne soit pas très compétente. Peut-être que le simple fait de les informer que les secrétaires et autres ne devraient avoir qu'un accès en lecture au calendrier d'une personne suffirait à changer ces nouvelles règles.

Il s'agit davantage d'une question «comment utiliser Outlook» (avons-nous un Office SE?) Ou d'une question sur les relations de travail. Pas une question académique.

C'est vraiment bien. Plusieurs réponses disent non, mais elles sont dans la catégorie "pas habitué".

Ceci est votre adresse e-mail professionnelle - ils peuvent en faire ce qu'ils veulent. De plus, il est très raisonnable de donner un accès complet à un administrateur personnel (secrétaire dédiée). Le secrétaire du département n'est pas si différent.

Remarque:

1. Vous pouvez toujours prendre des rendez-vous individuels extrêmement privés (proctologue, affair-mate) complètement privés au niveau des RENDEZ-VOUS ( vous cliquez sur une case). Laissez vos tâches quotidiennes (comités, étudiants, etc.) ouvertes à la secrétaire. Elle en a besoin pour jongler avec des réunions. Peut-être même obtenir de l'aide d'elle.

2. Vous pouvez garder votre e-mail confidentiel. (Quand j'avais un assistant dédié, j'en ai donné l'autorisation complète. Il suffit d'utiliser un e-mail personnel pour le trafic personnel.)

Vous avez obtenu dans d'autres réponses toutes les raisons pour lesquelles votre agenda devrait être ouvert.

Je garde mon agenda privé avec des informations de disponibilité disponibles, principalement pour deux raisons:

• J'ai des informations confidentielles. Le simple nom de la réunion («réunion disciplinaire avec M. X - relâchement au travail») ou une liste de participants peut poser problème. Selon votre rôle, cela peut s'appliquer ou non.

• Je suis autorisé par la loi (en France, je suppose que les Pays-Bas peuvent être proches de cela aussi) à avoir des éléments privés dans mon agenda . Personne n'est autorisé à avoir accès à ces objets à côté de moi. Cela peut être résolu, cependant, avec l'indicateur "Privé" sur une réunion Outlook (et en restreignant l'accès à ces réunions)