Ce que je fais actuellement, c'est enregistrer le texte suivant sur mon ordinateur et le coller simplement dans une réponse par e-mail chaque fois que je reçois ce type d'e-mail.

Je suis désolé de le dire cet email est trop générique pour que je vous considère comme un futur doctorant travaillant avec moi. Malheureusement, cela ne démontre pas que vous savez sur quels sujets je travaille. Je recommanderais à l'avenir d'envoyer seulement quelques e-mails. Concentrez-vous sur une dizaine de superviseurs potentiels au maximum qui correspondent vraiment à vos intérêts de recherche spécifiques. Expliquez ce qui vous a spécifiquement attiré vers eux en tant que superviseur. Expliquez ce sur quoi vous voulez travailler avec eux. Vous devriez avoir lu l'un de leurs articles ou au minimum lire une description de leurs recherches sur leur page Web. Le type d'e-mail que vous avez écrit recevra très peu de réponses car nous recevons plusieurs e-mails de ce type. J'espère que cela ne sera pas trop dur. J'espère que vous suivrez ce conseil et que vous vous améliorerez la prochaine fois si vous envoyez plus de courriels à l'avenir - parce que je veux vraiment que vous réussissiez.

Voici un exemple de ce que j'ai envoyé à mon futur conseiller PhD 10 il y a des années. Je n'ai envoyé qu'un e-mail à 6 professeurs, car je voulais vraiment passer beaucoup de temps à adapter mon e-mail à leurs intérêts et à les convaincre que je voulais travailler sur les choses sur lesquelles ils travaillaient.

"Je m'appelle ____________ et je suis un senior spécialisé en mathématiques appliquées à l'UC Davis. Je suis intéressé à travailler dans votre laboratoire pendant mes études supérieures en raison de mes grands intérêts pour l'écologie théorique.

Votre site Web s'est particulièrement démarqué parce que vous dites que vous encouragez la recherche indépendante et le travail d'équipe. Actuellement, je collabore avec six autres étudiants qui modélisent la dynamique des populations végétales dans des paysages fragmentés. Nous avons défini notre propre question de recherche, et même si c'était la partie la plus difficile du projet, c'était la plus enrichissante.

Au cours de ce projet, je suis tombé sur vos premiers travaux sur la dynamique des populations de plantes avec un stade de vie dormant - et en lisant quelques-uns de vos nouveaux articles en épidémiologie, dynamique des proies des prédateurs et évolution, j'aime beaucoup la diversité des problèmes dans votre laboratoire.

Plus précisément, je Je souhaite faire des recherches en écologie spatiale et comprendre comment les populations se propagent. En effet, la propagation n'est pas seulement un processus fondamental en écologie, mais aussi parce qu'elle est au cœur de la lutte contre les ravageurs et les maladies de l'environnement. Je pense que votre travail sur les modèles de projection intégrale sera particulièrement pertinent pour les modèles d'étalement que je souhaite étudier (équations intégrales-différences). Je suis au début de la phase de rédaction d'un Demande de bourse de recherche de la NSF sur la meilleure façon de choisir les emplacements de lutte antiparasitaire lorsqu'une espèce de ravageur se propage selon de telles équations, et je pense que vous seriez un superviseur idéal pour le projet.

Je me demandais si vous aura des ouvertures pour de nouveaux étudiants diplômés dans votre laboratoire cette année? Tout commentaire ou commentaire serait grandement apprécié. "

Notez que les parties sur le travail d'équipe et la recherche indépendante sont spécifiquement sur ce site Web de professeurs qui parle des qualités qu'il recherche chez les étudiants diplômés. Je ne l'ai pas fait mettre cette phrase dans n'importe lequel de mes e-mails adressés à d'autres professeurs (en fait, toutes les phrases à l'exception de la première sont très différentes pour chaque futur professeur). Pour la plupart des professeurs, j'ai écrit des e-mails plus courts qui se concentraient sur la manière dont leur travail était lié au mien. exemple, des phrases comme celle en gras dans cet e-mail.

bravo,

-Dr X

L'objectif est de leur fournir des conseils utiles qu'ils pourraient suivre et réussir à l'avenir. Souvent, ces étudiants viennent de milieux défavorisés ou de pays en développement et je pense qu'il est vraiment important d'essayer de les aider et de ne pas simplement ignorer leurs courriels. Bien sûr, au fur et à mesure que l'on connaîtra mieux cette stratégie, même cette stratégie pourrait s'avérer lourde.

Au cours de la dernière saison de candidature des étudiants diplômés, presque tous les étudiants à qui j'ai envoyé cette réponse par e-mail étaient très reconnaissants pour le Conseil.

Si je ne suis pas particulièrement intéressé par le profil de l'étudiant, je supprime simplement l'e-mail. Si l'expéditeur n'a fait aucun effort pour m'adresser personnellement un e-mail, je n'ai pas l'impression d'avoir le devoir d'y répondre.

Si je suis intéressé par le profil de l'étudiant et qu'il a vous ne savez pas comment entrer en contact avec des superviseurs potentiels, vous pouvez répondre à des conseils génériques comme suggéré dans la réponse de @ WetlabStudent, ou vous pouvez écrire une réponse générique en une ligne comme "Merci d'avoir contacté. Qu'est-ce qui vous intéresserait spécifiquement à travailler avec moi?" et donnez à l'élève une chance d'être plus précis.

Dans notre département, nous transmettons ces e-mails à l'administrateur du département, qui répond par un e-mail poli mais générique encourageant les futurs étudiants à postuler via notre procédure normale. Cependant, c’est un peu au-delà et je me rends compte que de nombreux départements n’offrent pas un tel service à leur faculté.

Au lieu de cela, si vous êtes un utilisateur de Gmail, je recommande la fonctionnalité "réponses standardisées", qui est encore plus facile que l'approche copier-coller IMO.

Cela semble être le consensus ici sur la réponse aux e-mails génériques avec des e-mails prédéfinis. Je n'ai rien à ajouter aux réponses existantes, sauf une solution technique pour faciliter le processus de copier-coller des e-mails. Deux logiciels que je peux recommander aux utilisateurs de Windows sont PhraseExpress et AutoHotkey. Le premier a une interface graphique et peut se synchroniser avec votre téléphone, le second vous donne plus de flexibilité.

Pour AutoHotKey, utilisez:

 : *: cemail :: SendRaw, ( text text text) return  

Ainsi, chaque fois que vous saisissez cemail (abrégé pour "mail en boîte"), text text text sera saisie automatiquement. Si vous avez besoin de personnaliser le texte, utilisez ce modèle:

  InputBox, string1, What to type ?, Suggestion 1`, 2`, 3 InputBox, string2, What to type ?, Suggestion a `, b`, c SendInput text text% string1% text% string2%  

La boîte sera comme ceci:

La vie consiste à fixer des objectifs et des priorités.

Si votre objectif est d'être un saint, passez du temps à aider ces inconnus aléatoires à réaliser leurs ambitions. Sinon, cliquez simplement sur "supprimer".

Personne ne peut vous dire si vous souhaitez aspirer à la sainteté ou gagner un prix Nobel pour votre travail universitaire (ou quelque chose entre ces extrêmes) , mais l’histoire suggère que tenter d’atteindre les deux simultanément ne fonctionne pas.

Question intéressante. J'ai suivi le processus de candidature il y a quelques années, et un bon nombre de professeurs n'ont jamais répondu, et pour être honnête, je pense que c'est parfaitement normal, et j'ai dit à beaucoup de mes amis de ne s'attendre à aucune réponse lors de la candidature. Si vous le souhaitez vraiment, je serais bref et je dirais essentiellement que vous recherchez des étudiants qui ont une idée plus claire de leurs sujets de recherche et qui savent mieux ce que vous étudiez. et dites-leur la meilleure des chances.

Comment répondre poliment aux e-mails génériques

Ne le faites pas. Si l'e-mail n'est pas sollicité, vous n'êtes pas obligé de répondre.

Je sais que cela va à l'encontre de notre boussole morale intérieure, mais pensez-y de cette façon: l'envoi d'e-mails est simple et rapide. Trop rapide et trop facile. Ces personnes ont probablement déployé moins d'efforts pour envoyer un tel e-mail que l'effort que vous avez déployé pour le lire! C'est vous qui êtes désavantagé ici. Répondre n'est rien de moins que de se laisser voler encore plus de temps contre votre volonté. C'est pourquoi vos collègues les suppriment simplement. Ne vous sentez pas mal d'ignorer les mauvais e-mails.

En fait, sentez-vous mal d'avoir répondu! Si vous répondez à de mauvais e-mails, vous montrez seulement que leur stratégie fonctionne et vous les encouragez à continuer à en envoyer davantage. Vous aidez en ignorant.

Vous voulez être utile. Mais ils ne demandent pas votre aide, ils demandent une faveur spécifique. Ce que vous faites actuellement, ce sont des conseils non sollicités, aussi non sollicités que leur spam. Et comme la plupart des choses non sollicitées, cela ne fait qu'empirer les choses. Vous serez considéré comme condescendant et condescendant. Vous dites essentiellement "soyez plus comme moi et moins vous-même". Personne ne veut entendre ça. Vous n'aidez personne, vous vous sentez simplement mieux.

Vous devez faire attention à ne pas passer plus de temps à répondre à un e-mail que vous n'en avez passé à l'envoyer. Ne vous sentez pas mal à l'idée de supprimer un e-mail entièrement générique, mais si j'ai le temps ou si l'e-mail a du mérite, j'envoie un e-mail d'une phrase demandant des détails sur la façon dont cela se rapporte à mon propre travail, ou si c'est un étudiant de premier cycle qui demande un stage avec un bon email, je propose à l'avenir de postuler pour un doctorat avec un lien approprié avec le travail de la personne qu'ils choisissent de contacter. Vous pouvez également écrire une page Web sur ce que vous voulez écrire dans des applications "froides" de doctorat ou de post-doctorat (ou en disant que celles-ci ne sont pas les bienvenues) et ensuite simplement envoyer l'URL lorsque vous recevez ces e-mails.