En règle générale, les frais couvrent les installations de la réunion, y compris les services liés au lieu. En outre, il peut y avoir des frais administratifs pour les organisateurs à ajouter à cela. D'après mon expérience, chaque fois que vous laissez un centre de conférence professionnel et le personnel organiser une réunion, cela devient très coûteux. cela peut sembler une mauvaise idée, mais ce que l'on ne voit souvent pas, c'est le travail que les bénévoles devraient faire si vous essayiez d'organiser une grande conférence sans cette aide. Il n'est généralement pas facile de trouver une aide gratuite de nos jours.

Donc, même si je suis d'accord pour dire que les frais de conférence peuvent parfois sembler ridiculement élevés, la raison en est qu'il serait difficile de les organiser autrement. Cela peut être plus facile pour les conférences récurrentes car elles peuvent créer une base de connaissances et des outils pour aider, mais pour une seule fois, la demande peut être trop importante sans l'aide d'un professionnel.

En gardant une discussion ouverte sur ces coûts, nous peut peut-être mettre en lumière les problèmes et se rendre compte que nous ne pouvons pas à la fois avoir le gâteau et le manger. Afin de réduire les coûts, les réunions devront peut-être être organisées dans des lieux plus simples et par plus de bénévoles de la communauté.

Malheureusement, organiser une conférence coûte cher. Vous devez louer la salle, fournir de la nourriture, éventuellement payer un conférencier principal et payer d'autres frais accessoires.

En outre, comme vous le constatez, il existe une disparité de salaires entre les pays développés et en développement, et ce peut tarifer les participants des pays en développement.

Je ne pense pas qu'il y ait de discrimination institutionnelle contre les contributions universitaires des pays en développement, mais vous en déduisez qu'il est plus difficile de faire ces contributions en raison d'un écart salaire / prix et la nécessité d'assister à une conférence pour y être publiée est valable.

Une option qui pourrait être utile est d'essayer de publier dans des revues, sans frais de voyage. Ce n'est pas la meilleure réponse, je l'admets, mais quelque chose à considérer.

Enfin, c'est une discussion que vous devriez avoir avec votre université - il est dans leur intérêt d'aider les professeurs et les étudiants à être publiés, et là peut être de l'argent pour les frais de voyage et de conférence que l'université peut aider. En outre, des subventions de recherche (souvent également plus difficiles à obtenir dans les pays en développement, malheureusement) devraient être mises en place pour payer les frais de conférence et les voyages, et les membres du corps professoral devraient faire tout ce qu'ils peuvent pour concourir pour obtenir des subventions.

Tout d'abord, quelques notes d'accompagnement pratiques.

• Je suis également dans un domaine où les frais de conférence sont élevés. Cependant, mon professeur s'est plaint une fois auprès des organisateurs de la conférence lorsque les frais de scolarité étaient de 250 € en disant qu'aucun étudiant (et aucun institut ne payant pour l'étudiant) ne pouvait se le permettre. Je suis entré à un prix très réduit.
  Cependant, j'ai assisté une fois à une conférence en Afrique où de nombreux "orateurs" ne se sont pas présentés après avoir essayé de faire en sorte que les organisateurs renoncent complètement aux frais et payer leur voyage environ une semaine avant la conférence. Les organisateurs se sont sentis soumis à un chantage et ont refusé (je crois qu'ils avaient une réduction pour les pays en développement depuis le début, mais je ne suis pas tout à fait sûr. Les Européens ont payé ce que vous paieriez pour une conférence en Europe)

• Vous pourrez peut-être négocier une réduction pour ne pas assister au dîner de la conférence, au programme touristique, etc. (bien que je recommande d'y assister si possible: c'est là que vous pouvez parler et faire connaissance avec les gens)

• Certaines conférences et / ou sociétés professionnelles offrent des bourses de voyage aux étudiants. Certaines universités offrent également des bourses de voyage. Ils aideraient généralement à payer les frais de conférence, le billet d'avion et le logement sur le lieu de la conférence. Renseignez-vous.

• Dans mon domaine (chimie analytique / spectroscopie) en termes de frais de conférence pour les étudiants, j'ai trouvé que les conférences aux États-Unis avaient beaucoup moins frais d'étudiants par rapport à l'Europe.

Quelques points supplémentaires sur les coûts:

• vous mentionnez que les 400 €, c'est un demi-mois de salaire pour un prof en votre pays. Mais le coût de la vie et les salaires ne sont pas les mêmes partout dans le monde. Vous n'allez pas aussi loin en Espagne avec 400 € qu'en Inde. Malheureusement, je suppose qu'en Inde, la plupart des bonnes conférences auront lieu dans des pays très chers.

• Cependant, j'ai vu des annonces de conférence en Asie du Sud-Est et en Afrique du Nord, et les frais n'étaient pas beaucoup plus bas que ceux des pays européens et nord-américains.

Voici le budget d'une récente conférence à laquelle j'ai assisté, étonnamment publié dans le programme de la conférence. Woohoo pour la transparence! Ce qui me surprend, ce sont les coûts de restauration absolument fous (14%): la restauration était terriblement mauvaise, juste du café et de l'eau dans les pauses, et une réception de conférence avec presque rien servi. (Et fidèle aux conférences américaines, l'hôtel était ridiculement cher sans petit-déjeuner inclus, contrairement à l'Europe.) Ne vaut vraiment pas les 71 $ US que 14% des frais d'inscription de 510 $ (pour les organisateurs de minisymposium - encore plus pour les participants réguliers). Aussi beaucoup de contribution à la bureaucratie du SIAM. Le coût des conférenciers invités est de 8,5%, donc pas mal, mais moins que ce à quoi je m'attendais. Ils ont filmé cette conférence pour être distribuée en ligne, et je suppose que cela représente une grande partie du coût AV de 13,5% (la SIAM n'a même pas fourni d'ordinateurs pour les conférences, les organisateurs de la session ont dû apporter les leurs) - à mon avis, un gaspillage total de l'argent des participants.

Je viens d'avoir une discussion à ce sujet hier soir et la conclusion est que c'est à peu près une chose inversée de Robin Hood: taxer les pauvres (sans subventions) pour payer l'élite (qui a des subventions importantes). Ce qui signifie qu'une grande partie des frais exorbitants consiste en de l'argent pour payer le voyage et l'hébergement des orateurs en plénière - les séances plénières étant à mon avis la partie la moins intéressante de la conférence, car les orateurs, qui ont remporté le concours de popularité, sont généralement pas de meilleurs orateurs que quiconque, ne parlant pas de ma niche spécifique et ne parlant pas de leur propre niche de manière suffisamment intelligible pour un étranger. Juste une torture de 20 minutes prolongée en une heure et payée par les masses malheureuses dans leurs frais d'inscription.